NUBE INTÜIPOS

INSTRUCTIVO

En esta ocasión, presentamos las nuevas funcionalidades del sitio web de la nube Intüipos. Además de contar con un sitio web mucho más rápido y eficiente, se han integrado nuevas herramientas que permitirán a los usuarios gestionar sus negocios de manera más ágil y efectiva.

Sección 1: Nuevas opciones y filtros

Con la nueva versión en la nube, los usuarios podrán aprovechar la opción de filtro, que les permitirá seleccionar el rango de tiempo que necesiten para consultar la información. Si tienen varios puntos de venta, podrán elegir visualizarlos todos a la vez o individualmente.

Además, podrán acceder a un resumen con el valor total, los descuentos aplicados, el subtotal de ventas, los impuestos generados, así como las facturas con el mayor y menor valor del día, todo acompañado de una gráfica para facilitar el análisis de los datos.

Sección 2: Exportación de datos y resumen de ventas

Toda la información generada puede ser exportada en diferentes formatos, de acuerdo con las necesidades del usuario, para su posterior análisis o reporte.

En la parte inferior de la página, los usuarios podrán consultar el resumen de las ventas totales, el dinero recibido, las propinas, los recargos a domicilio, el número de clientes atendidos, el consumo por persona, las facturas cerradas, el promedio de consumo por persona y el promedio de venta por cada factura.

Sección 3: Opciones adicionales de gestión

En el menú lateral izquierdo, los usuarios encontrarán diversas opciones que les permitirán acceder a reportes detallados, consultar documentos, gestionar órdenes abiertas, visualizar el movimiento de inventario, editar el catálogo del menú, entre otras funciones.

En la opción Administrar, se podrá acceder a la información de clientes, usuarios, proveedores, permisos y descuentos, lo que facilita la administración integral de cada negocio.

La plataforma ofrece todo lo necesario para optimizar procesos, mejorar el control y tomar decisiones informadas.

INGRESO Y CONFIGURACIÓN DE BONOS EN INTÜIPOS

INSTRUCTIVO

¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE UN BONO?

Un bono, dentro del contexto de un restaurante, se define como:
– Un medio de pago alternativo.
– Un vale o tarjeta que permite a empleados o clientes adquirir productos o servicios dentro del establecimiento.

¿LOS BONOS SE FACTURAN?

No, la adquisición de bonos de regalo no genera la obligación de facturar, ya que: No constituyen la venta de un bien ni la prestación de un servicio. Por esta razón, no existe una factura de venta que sirva como soporte contable de esta operación.

¿CÓMO CONFIGURAR BONOS EN INTÜIPOS?

Aunque los bonos no formen parte directa de la facturación, deben configurarse como una forma de pago válida dentro del sistema.

Pasos para configurar los bonos:

1. Acceso al menú de configuración:
– Ingresar al botón Métodos de pago, retenciones.
– Seleccionar la opción «Admin. tipos de pago y documentos de pago.

2. Configuración del bono como medio de pago:
– En la sección «Tipos de pago», seleccionar la opción predeterminada «Bono».
– Permitir que el ID se configure automáticamente.
– En la subcategoría, seleccionar «Otros».
– Verificar que el nombre del medio de pago esté definido como «Bonos».

3. Activación y vinculación de cuentas contables:
– Configurar el estado del bono como «Activo».
– Asignar la cuenta contable correspondiente:
– Cuenta de compras: Si el bono se usará para adquisiciones internas.
– Cuenta de ventas: Si se requerirá para transacciones de venta.

4. Habilitación de opciones adicionales:
– Activar la opción «Preguntar por número de documento» para identificar la factura o transacción asociada al uso del bono.
– Habilitar la opción de «Cuenta de tesorería», que permite controlar los bonos y relacionarlos con el cierre de caja.

¿CÓMO UTILIZAR UN BONO COMO MEDIO DE PAGO?

Para utilizar un bono al momento de pagar:
1. Ingresar al botón «Venta» y realizar el pedido correspondiente.
2. Al momento de pagar:
– Seleccionar la opción «Otros» en los métodos de pago.
– Elegir la categoría «Bonos».
– Si se requiere combinar varios métodos de pago, seleccionarlos antes de cerrar la factura.

¿CÓMO AFECTAN LOS BONOS AL CIERRE DE CAJA?

1. Durante el cierre de caja, los diferentes métodos de pago se mostrarán de manera desglosada:
– Efectivo: Reflejará únicamente los pagos realizados en efectivo.
– Bonos: Aparecerán como un método de pago específico en el reporte.

Con este procedimiento, los bonos quedarán correctamente configurados y gestionados en el sistema.

COMO USAR CORRECTAMENTE EL CALL CENTER

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Inicialmente, tenga en cuenta que:

1. En el call center no quedan guardadas las ventas ni los movimientos de egreso de inventario, ya que esta función sirve exclusivamente para la toma de pedidos.
2. El call center funciona como una comanda a larga distancia.
3. Cuando un punto de venta usa el call center, siempre se cobra el recargo y se asignan las tarifas dependiendo de cada negocio.

Tenga en cuenta que, para usar el call center, debe tener instalado el programa como call center, y otro que es el que recibe el pedido. Esto quiere decir que el call center es el encargado de tomar la orden del domicilio, mientras que el punto de venta es el que recibe la orden para el envío del pedido y la generación de la comanda. Una vez que el pedido ha sido tomado, la comanda llega automáticamente a la pantalla de cocina.

En este ejemplo se muestra cómo debe ingresar el pedido y cómo se verá reflejado en el sistema. Para tomar el pedido, debe tener instalado el call center.

Desde el Intüipos, que se denomina como el call center, se reciben los pedidos y se envían al punto de venta más cercano para el despacho de los productos.

Para ingresar el pedido:

1. Presione el botón «Venta domicilio».
2. Seleccione la opción de call center.
3. Indique o cree el destinatario y guárdelo.
4. Indique el recargo, que debe haber sido creado previamente asignándole un valor, definido por cada restaurante.
5. Luego, seleccione el punto de venta desde el cual se enviará el pedido.

Lo primero que verá en la orden será el recargo. Tome el pedido y proceda al pago.

Para visualizar la orden:

1. Diríjase a «Domicilios visor».
2. Allí podrá ver la orden que acaba de tomar.
3. Desde esta pantalla, puede asignarle un domiciliario a la orden.
4. Una vez que se haya entregado el pedido, puede cerrar el domicilio.

VENTA A DOMICILIO

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El botón de domicilios se utiliza para tomar los pedidos mediante las plataformas que tenga integradas su negocio.

El botón de domicilios visor se usa para visualizar los pedidos tomados mediante las diferentes plataformas que tenga integradas el sistema.

¿COMO SE TOMA UNA ÓRDEN?

Dentro del menú principal de Intüipos, diríjase al botón de venta a domicilio, allí debe seleccionar la opción de ninguna. Luego es obligatorio crear o seleccionar el cliente con los datos de entrega, para hacer llegar el domicilio, o si ya lo tiene creado, solo debe seleccionarlo. Luego de realizar la selección anterior, puede tomar la orden y seleccionar el medio de pago.

Si la orden se toma por medio de alguna plataforma de delivery, la plataforma recolecta los datos de entrega y pago de cada cliente.

¿CÓMO CREAR UN RECARGO POR DOMICILIO?

Para crear las tarifas del recargo para la entrega de los domicilios, en el menú principal diríjase al botón catálogo de productos y recetas, allí haga clic sobre el botón de productos, luego haga clic en el botón adicionar recargos domicilios, llene el formulario con el nombre que va a designar para el recargo, tanto para verlo en el sistema, como también va a aparecer en la factura, el grupo y el subgrupo, para ambos campos son domicilio, el valor designado, en el estado activo y guardar.

El botón de otros precios y activaciones sirve para activar los recargos, en otros puntos de venta si así lo requiere, también sirve para determinar por zonas los recargos. Haga clic sobre el mismo después de haber guardado toda la información del recargo y para adicionar otro punto de venta con el mismo precio, haga clic en el botón de adicionar. Allí seleccione el punto de venta, el precio y para el tipo de entrega estándar.

Haga clic en guardar y reinicie su Intüipos para que aparezca el recargo que acaba de crear.

¿COMO SE PUEDEN VISUALIZAR LOS DOMICILIOS HASTA LA ENTREGA?

Para cambiar el estado de cada pedido, haga clic sobre el ícono del lápiz, y allí puede seleccionar el domiciliario, cerrar la orden, cambiar los medios de pago y enviar a preparación.

Tenga en cuenta que, para poder seleccionar un domiciliario, debe crearlo con su respectivo usuario y determinar el rol como domiciliario.

Para seleccionar el domiciliario haga clic sobre el botón ASIGNAR delivery, y allí le aparecerán los domiciliarios que tiene creados en el sistema, haga clic sobre el domiciliario que va a entregar la orden, y automáticamente aparecerá en la información del domicilio, el estado de la orden cambia, y se muestra en camino.

Cuando el domiciliario ya haya entregado el pedido puede cerrar la orden y así sucesivamente solo van mostrando las que están pendientes de entrega.

Si quiere cambiar el medio de pago haga clic sobre el botón cambiar forma de pago, y allí el sistema lo enviará a la pantalla de pago, seleccione el nuevo medio de pago, haga clic sobre la opción actualizar pagos y así quedará con el nuevo medio de pago.

Para visualizar cuantos pedidos ha enviado por cada domiciliario, lo puede hacer, dentro del menú principal haga clic sobre el botón reportes luego sobre el botón facturación, y estando en esta sección haga clic sobre el botón reporte detalles de pago con domiciliario. Con este reporte puede ver quien llevo el pedido, el numero de la factura, el tipo de transacción, fecha, estado, tipo de pago, valor del domicilio, propina, comisión y la información del cliente.

¿COMO USAR EL BOTÓN DE VENTA A MESAS?

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PARA USAR EL BOTON DE VENTA A MESAS

Estando en el menú principal haga clic sobre el botón venta a mesas. Al ingresar encontrará el botón de activar visualización histórica hasta de 1 mes, esto sirve para ver las ordenes que tiene abiertas cada mesa en el lapso de 30 o 15 días.

Al lado derecho del botón anterior encontrará el botón de tablero de mesas, en donde encontrará agrupadas todas las ordenes abiertas en todas las mesas, si hace clic en el botón «ver todas» le mostrará cada una de las órdenes creadas con su respectivo número de factura y transacción. Si cuenta con varios puntos de venta, con el botón que encuentra en la parte superior, llamado cambiar ambientes y subpunto de venta, encontrará todos los puntos de ventas que tiene.

En botón de mesas, le muestra las mesas que tiene creadas, cuantas ordenes tiene abiertas en la mesa, la zona en la que esta creada y el número de identificación de cada mesa. Si hace clic sobre el botón verde claro, le abrirá la mesa, con las ordenes que haya en la misma.

Si necesita buscar una orden especifica con el botón de buscar ordenes lo puede hacer, puede buscar por mesa, zona, nombre del cliente si lo asigno al momento de tomar la órden por la transacción o punto de venta, de la misma forma puede abrirla con el botón que encuentra en el lado izquierdo.

El botón de cambiar ambiente sirve para ver todos los ambientes con los que cuenta según el punto de venta que elija.

Cuando elija una mesa puede tomar una nueva orden, un evento, una reserva o generar un consumo por cortesía.

El Qr que encuentra en la parte inferior izquierda, sirve para usar la opción de toma de pedidos en línea, la cual puede aprender a usar con el tutorial que encontrará en la descripción de este video. Con esta opción escaneando el qr, los clientes pueden acceder al menú directamente y hacer su pedido.

PARA CREAR UNA VENTA EN MESAS

Haga clic sobre el botón venta a mesas, seleccione la zona en la cual está ubicada la mesa en la que quiere tomar la orden, para este ejemplo la zona es la zona principal, y seleccione la mesa, para el ejemplo la mesa 10, y luego seleccione el botón nueva orden indique el número de personas para las cuales quiere tomar el pedido, y así puede tomar su orden, luego de tomar la puede cerrar el documento dentro de la mesa.

¿CÓMO USAR EL BOTÓN DE VENTA RÁPIDA?

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¿QUÉ ES?

Una venta rápida, también conocida como venta exprés, es un proceso para vender un producto de manera ágil y eficiente.

¿CÓMO SE USA?

En el menú principal, encontrará el botón de venta rápida y dentro de él, encontrará el menú, con los grupos y subgrupos de los productos designados para la venta, cuando los seleccione, tiene la opción de añadir más unidades del mismo producto, puede colocarle una nota al producto, como por ejemplo con leche deslactosada.

Si hace clic sobre el precio de cada producto, encontrará diferentes opciones como: en el botón sin ingredientes si quiere quitar o añadir ingredientes de un producto, el botón adiciones se usa, si quiere adicionar algún complemento, con el botón término de preparación, puede indicar el término de la cocción de la carne y si tiene comentarios sobre la preparación, el botón servicios de comedor puede indicar si requiere más cubiertos, platos, copas y demás, el botón de picante, se usa para las preparaciones que llevan ají o picante en las preparaciones, lo puede quitar totalmente, dejarlo parcialmente, o dejarlo con la cantidad que viene el producto

En la hilera de la derecha, encontrará el botón de cantidad y podrá determinar si quiere la mitad del producto, o un cuarto. El botón de borrado se usa, en caso de que quiera borrar el producto, el botón de cortesía se usa si desea dar el producto de cortesía, debe escribir el motivo de la cortesía, el botón de cambiar sirve para cambiar algún producto de un combo lo puede hacer, el botón de # puesto es para identificar la silla en la que está ubicado el cliente, para la entrega de cada plato, el botón de tarifario hace referencia a que al producto cuenta con una tarifa especial dentro del menú, para poder aplicarla, debe haber creado la regla anteriormente, el botón de pasar a otra orden, le permite enviar la orden que acaba de tomar a otra mesa. El botón para llevar, es para indicar lo que el cliente desea llevar de la orden y, por último, el botón de sold out es para indicar que el producto ya se acabó o no está disponible.

PARA GUARDAR LA ORDEN

Para guardar la orden en el lado izquierdo encontrará el botón de guardar y tiene la opción de colocar algún distintivo, el sistema le indica que la orden quedo guardada y el numero con el que se guardo.

El botón de ordenes le deja ver las ordenes que tiene guardadas, y cada orden con la respectiva información de la compra que se va a realizar.

PARA PAGAR

Para pagar haga clic en el botón pagar, y le mostrara todos los medios de pago que están disponibles, luego de seleccionar el medio de pago, y puede cerrar la factura con el botón cerrar documento de venta, o con el botón de cerrar factura electrónica.