RECOMENDACIONES PARA LA ASIGNACIÓN DE RESOLUCIONES DE FACTURACIÓN EN INTÜIPOS
RECOMENDACIONES PARA LA ASIGNACIÓN DE RESOLUCIONES DE FACTURACIÓN EN INTÜIPOS
Para asegurar la correcta y legal implementación de nuestros servicios, hemos establecido un nuevo requisito obligatorio en el proceso inicial de configuración de la resolución de facturación.
Este paso es crucial para estandarizar el proceso, evitar ambigüedades y mitigar posibles inconvenientes futuros:
A partir de la fecha será obligatorio que nuestros clientes firmen su aceptación expresa sobre este aspecto o, en su defecto, envíen su confirmación por correo electrónico.
Recomendaciones para la Asignación de Resoluciones de Facturación en INTÜIPOS
Versión: 1.0
Responsable: Dirección de Implementación – INTÜIPOS
1. Objetivo
Establecer recomendaciones técnicas y operativas para la correcta asignación de resoluciones de facturación dentro de la plataforma INTÜIPOS, con el fin de garantizar la integridad de los datos fiscales, evitar conflictos en la numeración y prevenir rechazos o sanciones por parte de la DIAN.
2. Recomendaciones
Para asegurar una configuración adecuada y evitar errores en la facturación electrónica, se deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
2.1. Prefijos de facturación
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Evitar el uso de números al final del prefijo.
Por ejemplo, no utilizar prefijos comoTRE1,FAC01,POS5, ya que pueden generar confusión o errores al generar nuevas resoluciones o al compararlas con resoluciones anteriores. -
No usar prefijos derivados de otros ya utilizados.
Si en algún momento se usó el prefijoTRE1, no se debe utilizar luego el prefijoTRE, ya que podría generar duplicidad o conflictos al validar con la DIAN o al migrar información. -
Evitar la reutilización de rangos.
La combinación de prefijo + rango de numeración (desde – hasta) no debe haber sido usada anteriormente en otro sistema POS o en facturación previa reportada a la DIAN.
2.2. Validación de la primera factura emitida
El contador o personal administrativo de confianza del cliente deberá revisar y/o firmar la primera factura generada por INTÜIPOS, con el fin de confirmar que:
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Toda la información fiscal (resolución, razón social, NIT, régimen, etc.) es correcta.
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El documento contiene el CUFE y el código QR, de forma visible.
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La información de la factura coincide con lo reportado ante la DIAN y lo reflejado en el portal de validación.
2.3. Monitoreo diario de transmisiones
El cliente deberá implementar con su equipo administrativo y/o operativo los siguientes controles diarios:
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Revisar las alertas del sistema en la pantalla de cierre de caja de INTÜIPOS.
Si existen documentos no enviados, se mostrarán en color naranja. -
Solicitar al personal administrativo que consulte dicho informe todos los días, revise las alertas, y lo comparta con el área contable o encargada del seguimiento.
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Escalar de inmediato cualquier novedad al área de soporte de INTÜIPOS para su corrección el mismo día.
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(Opcional): El cliente puede solicitar que el informe de cierre de caja sea enviado automáticamente por correo electrónico después del cierre diario, para facilitar el control por parte de su equipo.
3. Aceptación de responsabilidad
El cliente:
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Comprende los riesgos e implicaciones que puede generar una incorrecta asignación de resoluciones de facturación, tanto en reportes actuales como retroactivos, o en trámites ante la DIAN.
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Asume la responsabilidad total sobre los datos configurados, incluyendo los prefijos, numeración y parámetros fiscales ingresados en el sistema.
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Exime a INTÜIPOS de cualquier responsabilidad frente a inconsistencias, errores, rechazos ante la DIAN o consecuencias legales derivadas de configuraciones incorrectas o no validadas por el cliente.
4. Finalidad
Estas recomendaciones buscan prevenir errores que puedan afectar la operación, evitar la intervención sobre la base de datos para corregir problemas evitables y garantizar la trazabilidad, legalidad y validez de la información transmitida electrónicamente.
