9 PASOS CLAVE PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

INSTRUCTIVO

¿Qué es una unidad de medida?

Una unidad de medida es una cantidad estándar que se utiliza para expresar magnitudes físicas como peso, volumen, etc.
Por ejemplo: kilo, litro, gramo, libra.

Esto es crucial para que el sistema registre correctamente tu inventario y sus valores.

Paso 1: Definir el Inventario Inicial

Este inventario representa la cantidad de producto con la que comienza cada período.

Se mide en una unidad de referencia, por ejemplo: kilogramos.
Si el mes anterior terminó con 0.5 kg de arroz, ese será el inventario inicial.

Importante: Asegúrate de que el sistema esté configurado con la unidad correcta (ej: kg), ya que de lo contrario, el inventario será inexacto.

Paso 2: Registrar las Compras

Aquí se ingresan las nuevas adquisiciones de productos.

Ejemplo:
Compraste 5 kg de arroz → se suman al inventario.

Paso 3: Registrar Otros Ingresos (Opcional)

Aquí se ingresan productos que entraron sin haber sido comprados, como:

– Donaciones
– Promociones
– Devoluciones

En el ejemplo actual, no hubo otros ingresos, por lo tanto, este valor será cero.

Paso 4: Registrar las Salidas del Inventario

Se deben restar los productos que ya no están disponibles, por dos razones:

1. Consumo: utilizados en la cocina (ej: recetas).
2. Otras salidas: pérdidas, obsequios o desperdicios.

Ejemplo:
Se usaron 1.5 kg de arroz.
No hubo pérdidas ni obsequios → otras salidas = 0.

Paso 5: Calcular el Inventario Final

Para obtener el inventario final, usa esta fórmula:

Inventario inicial + Compras + Otros ingresos – Consumo – Otras salidas

Ejemplo:
0.5 kg + 5 kg + 0 – 1.5 kg – 0 = 4 kg de arroz

Paso 6: Conversión de Unidades (Opcional, pero importante)

Si cambias la unidad de medida, debes convertir correctamente los valores.

Ejemplo: Cambiar de kilogramos a libras (LB)
1 kg = 2 LB, entonces:
– 0.5 kg = 1 LB
– 5 kg = 10 LB
– 1.5 kg = 3 LB
– 4 kg = 8 LB

Error común: cambiar solo el nombre de la unidad sin convertir cantidades. Esto daña el inventario.

Paso 7: Ajustar el Costo a la Nueva Unidad

Cuando cambias de unidad, el costo también debe ajustarse.

Ejemplo:
Antes: 1 kg costaba $6,250
Ahora: 1 LB debe costar $3,125

Error común: no actualizar el costo → el sistema calculará mal el inventario y los valores.

Paso 8: Normalizar Unidades de Medida en Intüipos

Para cambiar correctamente la unidad de medida en el sistema:

1. Ve a Catálogo de productos
2. Haz clic en Insumos / Desperdicios
3. Selecciona Editar Insumo
4. Si necesitas buscar uno específico, usa el botón de listado
5. En la parte superior derecha, ubica la opción:
Unidad de inventario de medida para conteo y valorización de inventario
6. Selecciona la nueva unidad de medida
7. Haz clic en Guardar

Paso 9: Para normalizar las unidades de medida

1. Ve al botón de inventarios.
2. Selecciona ajustes, cierres.
3. Haz clic sobre el botón «Normalizar unidad de medida históricos».
4. Selecciona el Ítem del cual quiere normalizar el precio, y el periodo de tiempo en el que se debe normalizar.
5. Haz clic sobre el botón de normalizar , el sistema te pedirá que confirmes, has clic en si, y automáticamente se aplican los cambios.

A partir de ese momento, las próximas compras reflejarán la nueva unidad, y los costos se calcularán correctamente para que no se vea afectado el inventario.